Stock opname

Di akhir bulan/tahun ,setiap perusahaan pasti melakukan evaluasi .Salah satu indikasi keberhasilan dari perusahaan adalah akurasi stok ,semakin mendekati angka 100% ,semakin bagus sistem kerja yang dilakukan.

Sistem stok punya istilah yang sangat  terkenal sekali ,LOSS =  menunjukkan angka stok fisik  lebih sedikit dari angka di sistem (jumlah fisik < daripada jumlah di sistem) dan GAIN = menunjukkan angka stock fisik lebih banyak dari angka di sistem ( jumlah fisik > daripada jumlah di sistem ).

Semakin besar angka loss dan gain , artinya semakin jauh angka stok dari akurasi 100%.

Loss dan gain ,sama-sama menunjukkan cara kinerja petugas pengelola , yang kurang  begitu baik , sama-sama merugikan perusahaan.Loss biasanya terjadi karena :barang hilang,saat stok tidak tercatat,salah input data ke sistem dan lain2.Sedangkan gain lebih banyak disebabkan : pengiriman ke konsumen yg kurang, saat stok tercatat dua kali/lebih,salah input data dan lain2.Resiko yg sangat berbahaya bagi gain adalah ,saat pengiriman ke konsumen yg kurang , pasti akan terjadi complain, dan bila ini berulang kali, akan menimbulkan efek kepercayaan konsumen terhadap perusahaan berkurang ,dalam jangka panjang ,dapat menurunkan angka penjualan perusahaan.

Stok opname biasanya dilakukan pada hari minggu,atau hari2 tertentu yang telah disepakati bersama.Tidak boleh ada kegiatan lain.Semua proses harus berhenti,agar akurasi benar2 akurat .Biasanya petugas stok opname adalah petugas gudang bersama-sama auditor (intern/extern) ,yg telah ditunjuk oleh perusahaan.Lalu bagaimanakah cara kita agar hasil stok opname benar2 valid ??.Petugas gudang punya trik2 tertentu untuk melakukan hal tersebut.

1.Meminimal stok barang yang ada di gudang ,sehari sebelum stock opname dilakukan.
Caranya : di gudang bahan baku , tidak menerima kiriman barang ,selain yang dibutuhkan produksi hari itu.Dan apabila ada suplier terlanjur mengirim barang yang tidak dibutuhkan produksi, pembongkaran muatan dilakukan setelah stok opname selesai.Sehingga barang tersebut dianggap sebagai barang dalam proses delivery ( perjalanan menuju gudang).Begitu juga halnya dengan barang2 yg ada digudang finish product (gudang bahan jadi ), melakukan pengiriman sebanyak mungkin ke konsumen, Sehingga stok digudang menjadi minimal,dan barang termasuk  dalam proses delivery ke konsumen.

2.Mengelompokan barang sejenis ,agar mudah cara menghitungnya.
Coba kita perhatikan gambar I dan II. Kita bayangkan A,B,C dan D adalah jenis barang yang berbeda

Gambar I ,barang tidak dikelompokan atas jenisnya.
Gambar II,barang dikelompokan atas jenisnya.

Gambar I menghitung jumlahnya agak sulit/lama, resiko kesalahan tinggi.
Gambar II menghitung jumlahnya mudah/cepat,resiko kesalahan hitung dapat dikatakan nol.

3.Melakukan pra-stock opname (intern) , setelah barang2 tertata rapi , kartu petak telah disesuaikan dengan lokasi barang , petugas gudang melakukan pra-stock opname.Apabila ditemukan ada selisih stock dengan print-out dari sistem , segera dicari permasalahnya, dan dilakukan koreksi,secara prosedur yang resmi.

Dan apabila esok hari ,dilakukan stock opname bersama-sama auditor ,kita telah siap,melakukan yang terbaik.Dapat cepat menghitung jumlah barang dengan akurasi terbaik,loss/gain seminimal mungkin ,sampai titik nol , sehingga  ...akurasi stok 100%.

Salam.

Kirim barang

Sama seperti halnya penerimaan , posisi pengiriman barang juga sangat rawan terhadap akurasi stok.Apabila kita perhatikan ,di bag raw material store ,yang sangat rawan ditempat penerimaan barang , karena berhubungan langsung dengan suplier/vendor.

Sedangkan di bagian Finish product store ,yg sangat rawan dibagian pengiriman barang ,karena berhubungan langsung dengan pembeli/customer.

Proses pengiriman sbb :

Admin gudang memberikan perintah kerja terhadap mandor . Mandor membuat slip pengiriman barang & mengambil kartu barang ,kartu diambil sesuai urutan tanggal yg paling lama ( proses fi-fo =first in - first out ).Driver reachtruk ,setelah menerima kartu barang dan slip kirim , segera melaksanakan muat barang terhadap truck yg telah ditunjuk ,untuk dikirim ke costumer.Selesai muat ,driver menyerahkan slip dan kartu petak barang kepada Mandor ,yg kemudian melakukan validasi terhadap kartu petak vs slip kirim,dan lokasi bekas tempat barang, yg diambil harus sama dengan yg tertera di slip .Yah ...sudah benar ,mandor memberikan slip ke sopir truck ,sebagai bukti pengambilan surat jalan di Admin-gudang.

Admin melakukan validasi terhadap surat jalan vs slip ex mandor ,...ok , surat jalan asli diberikan sopir truck , untuk segera berangkat mengantar barang ke tujuan.

Dengan menggunakan copy surat jalan yg dilampiri slip dari mandor kirim, admin melakukan input data di komputer jaringan perusahaan.

Indikasi kritis terhadap akurasi stock 100% disini : 

1.Saat mandor kirim melakukan validasi antara lokasi petak-kartu petak-slip .

2.Saat admin melakukan entry data di komputer jaringan .

Saat proses memuat barang keatas truck , rawan pencurian barang , harus dapat pengawasan dari bagian security.

Simpan barang

Gudang dapat dibedakan menjadi 3 jenis ,dalam hal kepemilikannya : 

1. Gudang barang yg dimiliki modern trade,digunakan oleh supermarket yang banyak dikota kota besar.


2. Gudang Intransit , adalah gudang yg dipergunakan para transportir ,udara ,laut dan darat ,banyak terdapat di bandara,pelabuhan dan garasi angkutan darat.
 

        Contoh layout gudang instrasit.


3. Gudang yg dimiliki pabrik-2 produksi  barang.

Terdiri dari 2 jenis , dalam hal penggunaanya didalam pabrik :

a. Raw material store ( gudang bahan mentah ) .
 

b. Gudang finish product.

Dari pengamatan kami selama ini , yang paling rumit dan kompleks adalah gudang Raw material store , disitu banyak jenis barang dengan kemasan dan vendor yg berbeda dan rumit  , ada kemasan drum,kardus ,plastik ,dll , bahkan besar dan beratnya pun tidak sama . Multi design pack.

Atas dasar pemikiran tersebut , kami akan memberikan satu contoh cara menangani gudang Raw Material Store (gudang bahan mentah ) agar dapat mencapai akurasi 100%.



Terlihat disini , bahwa gudang ideal untuk raw material store harus di design seefektif mungkin. Ketepatan dan kecepatan kirim harus dapat dilakukan.Keselamatan barang dan manusia harus tetap terjaga.Keterlambatan dalam mengirim material ke produksi akan berakibat fatal , mesin produksi  berhenti ,output produksi berkurang ,tenaga kerja banyak yg nganggur/menunggu.Sehingga tidak sedikit biaya yg merugikan perusahaan.

Ada 6 macam masalah yang dapat mempengaruhi akurasi stok didalam gudang .

1.Cara menyimpan barang.

2.Cara mengambil barang.

3.Input data terima barang.

4.Contoh yg dipinjam oleh bag Quality control.

5.Broken stock material .

6.Pencurian yg dilakukan oknum tidak bertanggung jawab

Lalu ,bagaimana cara mengatasinya ....???                                                                                                                        Beginilah caranya ......

1.Cara menyimpan barang:

Mandor memerintahkan driver reactruck , agar segera menyimpan barang yg ada di buffer area ,ke atas rak gudang , sembari menyerahkan kartu lokasi rak (= kartu petak ) yg kosong. Driver melaksanakannya ,kemudian setelah barang diatas rak ,dicatat tgl terima ,nama barang dan jumlahnya .

Mandor melakukan validasi atas kartu petak yg telah di isi oleh driver tersebut kelokasi.

Benar...berarti akurasi 100% atas barang yg disimpan ke atas rak tsb.

Apabila isi kartu petak tidak sama dengan barang yg ada dilokasi rak , mandor melakukan koreksi.

Contoh kartu petak ...Rak D ,lantai 1 nomor petak 12.

2.Cara mengambil barang:

Mandor memerintahkan driver reactruck , agar segera mengambil barang yg ada di atas rak , untuk dikirim ke bag produksi , sembari menyerahkan kartu lokasi rak yg berisi catatan nama barang.            Driver melaksanakannya ,kemudian setelah barang diambil ,mencoret nama barang yg tertera dikartu.Kemudian kartu kosong diserahkan ke mandor  ,untuk divalidasi.

Benar...artinya 100% akurasi pengambilan barang tsb.

Ternyata barangnya masih ada ,artinya driver batal mengambil barang dilokasi tsb. Mandor mengisi kartu petak tadi ,sesuai  nama barang yg ada  di lokasi. kartu petak disimpan di tempat kartu petak , dikelompokkan dengan barang2 lain yg sama  namanya.

3.Disaat pekerjaan overload (kesibukan kerja meningkat tinggi ),lelah ,atau ada sebab2 lain.. ,mungkin saja terjadi , operator salah ketik didalam input data ke komputer jaringan. Hal tersebut dapat mengurangi akurasi stok .Misal ,seharusnya diketik 193 biji ,tertulis 139 biji.....atau 147 biji ,terketik 137. Hal ini tering terjadi.Cara mengatasinya ,ambil file surat jalan terima/kirim barang.Lalu bandingkan dengan input data di komputer  ,sampai batas stok opname bulan lalu.Kalau tidak diketemukan adanya perbedaan, artinya selisih bukan karena input data.

4.Ada kebiasaan buruk yg sering dilakukan petugas gudang.Karena sering bertemu dan sudah terlalu akrab/percaya terhadap petugas Quality control , disaat pengambilan contoh barang yg baru datang , tidak memberi surat tanda terima . Dampaknya ,saat stok opname bulan ini akan terjadi selisih stok minus (-). Setelah selesai stok opname ,contoh material yg dipinjam QC , dikembalikan. Bulan depan akan terjadi selisih stok plus ( + )..Hal sekecil inipun dapat mengakibatkan akurasi stok berkurang.

5.Broken stock = stok barang2 yg rusak.Hal tersebut banyak disebabkan kara cara menangani barang yang kurang baik.Kalau pengawasan kita terhadap barang tersebut kurang baik(apalagi di bag finish product,yg barangnya langsung dapat dipakai),akan menjadi rebutan bagi orang2 yg tidak bertanggung jawab.Akibatnya :

" Dapat menyebabkan akurasi stok kurang dari 100% ".

Stok barang2 BS (=broken stock ) harus disimpan diruangan khusus ,hanya petugas khusus yg boleh masuk.Stock BS juga dapat dijadikan indikator "cara menangani " material/barang . Semakin sedikit stock BS , artinya penanganan petugas gudang sudah baik , semakin banyak stok BS , penanganan yg buruk, petugas harus lebih banyak diberikan pengarahan.

6.Pencurian atas stok barang ,umumnya sering terjadi di gudang finish product.Karena barang2 tersebut sudah dapat langsung dipakai/dijual secara bebas.Pengawas gudang & security  harus sering melakukan inspeksi ke seluruh ruang gudang,untuk mencegah hal ini terjadi.Apabila menemukan pencurian terhadap barang2 , harus segera ditindak lanjuti secara tegas.

Terima barang

Tempat paling rawan dari gudang untuk diawasi secara ketat  adalah :

1 .Pintu masuk = tempat menerima barang.

2 .Pintu keluar = tempat mengirim barang.

Sebaiknya kedua pintu itu dipisahkan , apabila dijadikan satu ,akan terjadi pergerakan barang yang sangat sulit untuk dilakukan pengawasan atau rawan terhadap keselamatan barang dan manusia yg bertugas disitu .Petugasnyapun harus dibedakan, antara petugas penerima dan pengirim.

Disini kita akan membicarakan bagaimana prosedur yang baik ,saat melakukan penerimaan barang.

Petugas terdiri dari :

1.Tenaga bongkar muatan ,terdiri dari seorang mandor dibantu tenaga kasar (+/-) tiga atau empat orang .

2.Satu driver reachtruck.

3.Satu orang petugas quality control.

4.Satu orang petugas security.

5.Satu orang petugas administrasi.

Peralatan yang dibutuhkan :

1. Lembar slip (form terima ) rangkap 3(tiga),bernomor urut.
 

2. Perlengkapan safety : helm,sarung-tangan,masker,safety belt,sepatu safety dan lainnya.

3. Label barang
 

4. Hand palet.

4. Palet.

5. Reachtruck dan Forklif

6. Computer ,penyimpan data terkoneksi dijaringan perusahaan.

Prosedur penerimaan

Alur Bongkar barang

Sebagai contoh :

Suplier mengirim barang ,dengan menggunakan transportasi angkutan truck .

Setelah sampai ,truck diparkir menunggu antri bongkar.Surat -jalan muatan diberikan ke petugas administrasi gudang.

*)Mandor bongkar sangat dilarang ,untuk memegang surat jalan , karena dapat mempengarui cara menghitung fisik barang .

Petugas administrasi gudang melakukan validasi terhadap surat jalan ,melalui komputer jaringan perusahaan , diperiksa DO(delivery order),tanggal jatuh temponya ...wuaduh ,tidak ada pesanan hari ini ,barang seharusnya dikirim minggu depan .Surat jalan dikembalikan ke sopir truk,barang dibawa kembali ke suplier.

OK ..sudah sesuai dengan barang yang dipesan oleh buyer (pembelian).Kemudian Mandor bongkar muatan diijinkan untuk melakukan bongkar muatan.Dalam melakukan bongkar muatan , petugas Quality control mengambil contoh barang untuk diperiksa di laboratorium perusahaan.Dengan menyerahkan tanda terima barang kepada mandor bongkar.Petugas security melakukan pengawasan atas proses bongkar.Mandor bongkar memberi label pada barang2 yg terima ,tercantum "'nama barang & tgl terima ",per palet satu label.

Selesai bongkar , mandor bongkar membuat slip/form penerimaan ,sesuai dengan barang2 yg diterima secara fisik .Ditandatangani oleh mandor dan sopir truck. Slip/form penerimaan yg telah ditandatangani dan tandaterima dari bag QC(quality control ) ,diserahkan ke bag administrasi untuk dilakukan validasi dengan surat jalan dari suplier.

Ini bagian yg terpenting dari penerimaan barang dengan akurasi 100%

OK....langsung entry data penerimaan di komputer jaringan perusahaan.Surat jalan ditandatangi/stempel petugas admin,diserahkan ke sopir truck sebagai bukti bahwa barang telah diterima sesuai dengan yg tertera di suratjalan,bagian admin mengambil satu copy  surat jalan dan slip asli penerimaan dijadikan satu file.

Wah.....ternyata ada selisih jumlah barang diterima dengan yg tertera di surat jalan,hitung sekali lagi ,jumlah barang  diterima,ternyata masih selisih ...dilakukan koreksi jumlah barang di suratjalan ,sopir dan admin menandatangani.Kemudian entry data di komputer jaringan ,sesuai dengan jumlah barang yang diterima.

Alur terima barang

Apabila dikemudian hari barang tsb telah dinyatakan baik oleh bagian QC , berarti proses terima barang sudah selesai ....barang dianggap laik pakai .

Apabila dikemudian hari barang itu direject/ditolak oleh QC , bagian QC akan memberikan copy reject kepada supervisor gudang , dan suplaier harus secepat mungkin mengambil barang reject tersebut.




.

Kunci utama saat kelola gudang

Terdiri dari tiga hal yang diutamakan : 

1.Terima : sudah benarkah prosedur petugas saat menerima barang?

2.Simpan : sudah benarkah prosedur petugas saat menyimpan barang ?

3.Kirim   : sudah benarkah prosedur petugas saat mengirim barang ?

Nah…dari sinilah ,lalu berkembang kearah permasalahan permasalahan lain ,yang labih banyak menyita waktu petugas.

Saat menerima barang yang akan disimpan , harus dipikirkan ,sudah sesuaikah jenis/macam barang dengan surat jalannya. Baik mengenai kwantitas(jumlah) dan kwalitasnya. Penerimaan dari DO (delivery order ) yang mana/nomer berapa ,dan lain lain

Sangat mungkin sekali , karena gangguan dari orang-orang jahat dijalan ,kejadian barang hilang dicuri maling , atau petugas dari suplaier salah dalam menghitung barang ,sehingga  menerima barang dengan jumlah yang tidak sesuai dengan surat jalan….mungkin kurang , atau dapat juga lebih .

Kwalitas barang yg diterima ,adakah sudah sesuai dengan spesifikasi dan tidak ada kerusakan yg terjadi ,akibat dari cara pengiriman yang kurang baik.Semua harus tercatat jelas dan di file dengan sistem yg tertata rapih.

Barang sejenis harap dipisahkan

Cara penyimpanan didalam gudangpun harus tertata dengan benar.Jangan asal-asalan menaruh barang.Kelembaban ruang harus terjaga . Keselamatan atas barang harus dijaga. Pisahkan barang barang yg berbahaya bagi manusia ( barang2 kimia umumnya ) ,hanya petugas khusus dengan perlengkapan standart safety yang benar2 baik dan sesuai , diijinkan bekerja disitu

Pisahkan barang yg jenisnya berbeda ,misal : barang dengan kemasan kardus dibedakan tempatnya dengan barang berkemasan plastik , drum plastik ,drum besi ,dan lain2.Semua harus juga tercatat dengan rapi .Barang-barang yang rusak dan sudah expired harus dipisahkan dari yg masih standart.

Mengeluarkan barang dari dalam gudang pun harus dengan tujuan yang jelas,tercatat dengan benar .Dikirim ketujuan mana ,kalau ada satu item barang  saat menerima dengan tanggal berbeda , fifo ( first in ,first out ) harus dijaga ketat.Yang lebih dahulu datang , harus lebih dahulu dikirim.

Demikianlah sekelumit gambaran tentang pengelolaan gudang , akan kita lanjut lagi dengan tulisan yg lebih detail .Tentang cara mengelola gudang yg baik dan benar. Hingga akurasi stok digudang mencapai  : 100 %.