Stock opname

Di akhir bulan/tahun ,setiap perusahaan pasti melakukan evaluasi .Salah satu indikasi keberhasilan dari perusahaan adalah akurasi stok ,semakin mendekati angka 100% ,semakin bagus sistem kerja yang dilakukan.

Sistem stok punya istilah yang sangat  terkenal sekali ,LOSS =  menunjukkan angka stok fisik  lebih sedikit dari angka di sistem (jumlah fisik < daripada jumlah di sistem) dan GAIN = menunjukkan angka stock fisik lebih banyak dari angka di sistem ( jumlah fisik > daripada jumlah di sistem ).

Semakin besar angka loss dan gain , artinya semakin jauh angka stok dari akurasi 100%.

Loss dan gain ,sama-sama menunjukkan cara kinerja petugas pengelola , yang kurang  begitu baik , sama-sama merugikan perusahaan.Loss biasanya terjadi karena :barang hilang,saat stok tidak tercatat,salah input data ke sistem dan lain2.Sedangkan gain lebih banyak disebabkan : pengiriman ke konsumen yg kurang, saat stok tercatat dua kali/lebih,salah input data dan lain2.Resiko yg sangat berbahaya bagi gain adalah ,saat pengiriman ke konsumen yg kurang , pasti akan terjadi complain, dan bila ini berulang kali, akan menimbulkan efek kepercayaan konsumen terhadap perusahaan berkurang ,dalam jangka panjang ,dapat menurunkan angka penjualan perusahaan.

Stok opname biasanya dilakukan pada hari minggu,atau hari2 tertentu yang telah disepakati bersama.Tidak boleh ada kegiatan lain.Semua proses harus berhenti,agar akurasi benar2 akurat .Biasanya petugas stok opname adalah petugas gudang bersama-sama auditor (intern/extern) ,yg telah ditunjuk oleh perusahaan.Lalu bagaimanakah cara kita agar hasil stok opname benar2 valid ??.Petugas gudang punya trik2 tertentu untuk melakukan hal tersebut.

1.Meminimal stok barang yang ada di gudang ,sehari sebelum stock opname dilakukan.
Caranya : di gudang bahan baku , tidak menerima kiriman barang ,selain yang dibutuhkan produksi hari itu.Dan apabila ada suplier terlanjur mengirim barang yang tidak dibutuhkan produksi, pembongkaran muatan dilakukan setelah stok opname selesai.Sehingga barang tersebut dianggap sebagai barang dalam proses delivery ( perjalanan menuju gudang).Begitu juga halnya dengan barang2 yg ada digudang finish product (gudang bahan jadi ), melakukan pengiriman sebanyak mungkin ke konsumen, Sehingga stok digudang menjadi minimal,dan barang termasuk  dalam proses delivery ke konsumen.

2.Mengelompokan barang sejenis ,agar mudah cara menghitungnya.
Coba kita perhatikan gambar I dan II. Kita bayangkan A,B,C dan D adalah jenis barang yang berbeda

Gambar I ,barang tidak dikelompokan atas jenisnya.
Gambar II,barang dikelompokan atas jenisnya.

Gambar I menghitung jumlahnya agak sulit/lama, resiko kesalahan tinggi.
Gambar II menghitung jumlahnya mudah/cepat,resiko kesalahan hitung dapat dikatakan nol.

3.Melakukan pra-stock opname (intern) , setelah barang2 tertata rapi , kartu petak telah disesuaikan dengan lokasi barang , petugas gudang melakukan pra-stock opname.Apabila ditemukan ada selisih stock dengan print-out dari sistem , segera dicari permasalahnya, dan dilakukan koreksi,secara prosedur yang resmi.

Dan apabila esok hari ,dilakukan stock opname bersama-sama auditor ,kita telah siap,melakukan yang terbaik.Dapat cepat menghitung jumlah barang dengan akurasi terbaik,loss/gain seminimal mungkin ,sampai titik nol , sehingga  ...akurasi stok 100%.

Salam.